La legge dei 5 minuti per non perdere tempo

Negli ultimi tempi, nel lavoro,  mi capita spesso che qualcuno mi dica la seguente frase:

SONO VENUTO DA TE PERCHE' SEI L'UNICO CHE PUO' RISOLVERE QUESTO PROBLEMA

Mi sono allora domandato come mai gli altri riconoscono in me questa abilità e come posso oggi insegnarla a voi.

Mi sono messo a confrontare i miei comportamenti di fronte ad una richiesta di risolvere un problema con quelli dei miei colleghi.

Fondamentalmente le differenze non sono molte o comunque non troppo evidenti ma dopo attenta analisi ho trovato due enormi differenze comportamentali.

La prima riguarda l'approccio al problema e questo è un classico del problem solving.

In questo sono campione del mondo.

Quando qualcuno viene da me e dicendomi "Ho/abbiamo questo problema" non mi passa neanche lontanamente per l'anticamera del cervello mettermi a fare un'analisi sul PERCHE' si è creato l'inghippo in questione.

Non mi interessa assolutamente (in quel momento) sapere CHI a creato il problema.

La mia mente inizia immediatamente una ricerca del COME risolvere il dilemma.

Per comprendere l'urgenza con la quale devo agire mi pongo immediatamente la domanda:

"QUALI CONSEGUENZE PORTERA' QUESTO EVENTO E IN QUALI TEMPI?"

A volte capita di concentrarsi sull'analisi del problema non accorgendosi che nel frattempo sta evolvendo fino a raggiungere dimensioni ingestibili.

Immaginate di trovarvi a dover gestire un principio di incendio e di mettervi ad elaborare i seguenti pensieri:

"Da dove sarà divampato l'incendio?"

"Sarà stata colpa di qualcuno?"

"Secondo me è colpa dell'impianto elettrico!!!"

Potrebbe accadere che immersi nei vostri pensieri non vi accorgiate che l'incendio vi sta bruciando vivi.

L'analisi del perché, con l'obbiettivo di non far riaccadere lo stesso evento in futuro è doverosa ma solamente in un secondo momento.

Se invece il problema non è così grave e non porta ad altri eventi catastrofici la mia domanda è un'altra:

"POSSO FARE QUALCOSA A RIGUARDO IN MENO DI 5 MINUTI?"

Potrebbe essere una telefonata, un consiglio, qualsiasi cosa. Se ci vogliono meno di 5 minuti (ed è il 90% dei casi) la faccio immediatamente.

Abbandono qualunque attività e lo faccio. In questo modo ottengo due vantaggi:

1. Evito di dire "lo farò" per poi dimenticarlo quasi subito
2. Dimostro all'altro un'enorme professionalità

Se ci vogliono più di 5 minuti e non li ho a disposizione in quel momento prendo la mia bella agendina e segno un promemoria.

LINEARE, SEMPLICE, EFFICACISSIMO!!!!

Così semplice che non riesco a comprendere tutte le scuse che sento in giro nella mia azienda. 

Così semplice ed efficace che da oggi, applicando questo metodo, potete dare una spinta alla vostra professionalità, come sempre a prescindere dal lavoro che svolgete.

Ricordate ciò che abbiamo detto nei 4 passi del perfetto problem solver ..."se qualcuno vi assume è perchè ha uno o più problemi che lui non sa oppure non ha il tempo di risolvere, altrimenti, ve lo assicuro, se ne guarderebbe bene dal farlo..."

Riassumendo, di fronte alla richiesta di risolvere una situazione:

1. Orientarsi immediatamente alla soluzione  cercando di capirne l'urgenza
2. Se è urgente agire immediatamente
3. Se non è urgente ma sono necessari meno di 5 minuti agire immediatamente
4. Se non è urgente ma sono necessari più di 5 minuti e non li ho a disposizione in quel momento impegnarsi all'azione in un secondo momento creando un  promemoria.

QUESTA E' LA MIA LEGGE DEI 5 MINUTI MA DA OGGI POTREBBE ESSERE ANCHE LA VOSTRA

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